Panduan Lengkap Cara Membuat Mail Merge di MS Word

Mail merge merupakan fitur yang membantu kita untuk membuat surat yang ditunjukan untuk orang banyak. Kali ini kami akan memberikan tutorial tentang mail merga, tetapi dengan teknik yang berbeda dan cara yang satu ini jauh lebih praktis.

Biasanya  mail merga digunakan untuk membuat surat masal. Namun, pada tutorial kali ini, kami memanfaatkan mail merge untuk pembuatan biodata. Kali ini kami menggunakan Excel sebagai sumber datanya agar pekerjaan menjadi lebih cepat, praktis, dan mudah karena banyak yang sudah familiar dengan Excel ketimbang Access.

Panduan Lengkap Cara Membuat Mail Merge di MS Word

1: Buat file sumber datanya (source data)

Buatlah data yang kalian ingin masukan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan kalian.

2: Buat naskah utamanya

Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh data yang diinput pada excel sebelumnya.

3: Menghubungkan Dokumen Master (word) dan Sumber Data (excel)

1. Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List…

2. Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi.

3. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kalian mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row of data contains column headers. Setelah itu klik OK.

4. Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya.

5. Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama.

6. Lakukan hal serpeti itu untuk posisi data lainnya.

7. Nanti akan tampil field seperti gambar di bawah ini.

8. Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk melihat hasil pada data yang lain.

Step Akhir: Menyimpan dan Mencetak

Jika kalian ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kalian bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.

• Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel).
• Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.

Tambahan Penting:

Jika terdapat tambahan data baru pada dokumen excel, kalian bisa meng-update data pada word dengan cara:

Klik Edit Recipients List

Klik file Data Source-nya, lalu refresh. Setelah ter-update klik OK.

Bagaimana?? Lebih mudah dan simple kan. Semoga bermanfaat dan selamat mencoba.